Co to jest podpis elektroniczny i jak z niego korzystać?

Tradycyjne umowy papierowe i związane z nimi odręczne podpisy generują duże ilości pracy związanej z obsługą dokumentów i powodują opóźnienia w finalizowaniu umów z klientami, umów kupna/sprzedaży i innych transakcji. Zastosowanie podpisu elektronicznego upraszcza te procesy. Podpis elektroniczny pozwala na zatwierdzenie umów i dokumentów online, używając elektronicznych formatów dokumentów, co eliminuje konieczność drukowania, skanowania i przechowywania papierowych kopii. Dzięki temu można przyspieszyć procesy, zwiększyć efektywność i oszczędzić czas oraz zasoby.

Użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego znacznie przyspiesza przepływ dokumentów w przedsiębiorstwie. Sam proces podpisywania dokumentów nie jest złożony i można go wykonać za pomocą dedykowanej aplikacji na smartfonie lub oprogramowania na komputerze.

Przeczytaj również: Czym jest podpis kwalifikowany i jakie ma zastosowanie?

Co to jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny umożliwia wyrażanie zgody i zatwierdzanie dokumentów w formie cyfrowej, również zdalnie, za pomocą komputera, telefonu lub dedykowanej aplikacji. Jest to narzędzie, które przekracza poziom zwykłego obrazka czy rysunku, ponieważ spełnia określone warunki i normy ustalone i kontrolowane przez władze europejskie. Główne kryteria, jakie musi spełniać podpis elektroniczny to:

• Identyfikacja osoby podpisującej

• Wyraźny dowód zgody podpisującego na podpisanie danego dokumentu oraz zapewnienie integralności dokumentu, co oznacza, że dokument pozostaje niezmieniony i nienaruszony po złożeniu podpisu.

Podpis elektroniczny a podpis kwalifikowany — to samo?

Nie każdy rodzaj podpisu elektronicznego to podpis kwalifikowany. Zgodnie z treścią rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącego usług zaufania i identyfikacji elektronicznej, można wyodrębnić trzy typy podpisów elektronicznych:

• Podpis elektroniczny (zwykły)

• Zaawansowany podpis elektroniczny

• Kwalifikowany podpis elektroniczny.

Jedynie kwalifikowany podpis elektroniczny ma równorzędne efekty prawne do tradycyjnego podpisu własnoręcznego.

Czym jest podpis kwalifikowany?

Kwalifikowany podpis elektroniczny to rodzaj podpisu elektronicznego o równoważnej mocy prawnej jak podpis własnoręczny. Aby taki podpis był ważny, konieczne jest jego poświadczenie za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego. Taki certyfikat umożliwia zweryfikowanie tożsamości osoby składającej podpis na dokumencie.

Podpis elektroniczny — nowoczesność i ekologia

Złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, opartego na ważnym kwalifikowanym certyfikacie, ma takie same skutki prawne, jak podpisanie dokumentu odręcznie. Warto zaznaczyć, że złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej, a następnie poświadczenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ma taką samą wiążącą moc prawną, jak złożenie oświadczenia w formie tradycyjnej na papierze.

Jak to działa?

Podpis kwalifikowany opiera się na certyfikatach, karcie i czytniku. Pełny zestaw składający się na podpis elektroniczny to certyfikaty potwierdzające tożsamość. Certyfikaty te są podzielone na dwie kategorie: wewnętrzne i zewnętrzne. Certyfikat wewnętrzny zawiera informacje o właścicielu podpisu, a certyfikat zewnętrzny potwierdza autentyczność podpisu. Wszystkie dane są zapisane na specjalnej karcie kryptograficznej, która wyglądem przypomina tradycyjną kartę płatniczą.

Jeśli chcemy umieścić swój podpis na dokumencie, wystarczy umieścić kartę w czytniku. Następnie urządzenie odczytuje informacje i przekazuje je do odpowiedniego programu do podpisywania. Pomimo skomplikowanej technologii, cała procedura podpisywania nie zajmuje więcej niż minutę, umożliwiając bezpieczne złożenie kwalifikowanego podpisu.

Do czego służy podpis elektroniczny? Co można załatwić z jego pomocą?

• Podpisywania i składania deklaracji w systemie Płatnik

• Uwierzytelniania na stronie profilu Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)

• Składania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do Urzędów Skarbowych

• Podpisywania i składania sprawozdań finansowych wysyłanych do KRS

• Przekazywania organom podatkowym danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK)

• Rejestracji i identyfikacji wykonawców biorących udział podczas aukcji lub przetargów

• Zawierania umów oraz udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych

• Potwierdzania tożsamości w kontaktach z urzędami oraz w komunikacji pomiędzy pracownikami jednostek w administracji publicznej

• Przesyłania do GIIF informacji o transakcjach finansowych

• Przesyłania Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia (w skrócie JEDZ)

• Podpisywania i pobierania akt pracowniczych dotyczących pracowników
  i zleceniobiorców

• Zdalnego zawierania umów cywilno-prawnych

• Udziału w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych

• Przesyłania faktur elektronicznych drogą online

Jak uzyskać podpis kwalifikowany?

Aby korzystać z podpisu kwalifikowanego, niezbędne jest posiadanie certyfikatu oraz odpowiedniego urządzenia lub dostępu do usługi online, która umożliwia składanie tego rodzaju podpisu. Za uzyskanie certyfikatu konieczne jest poniesienie opłaty, której koszt wynosi średnio od 200 do 300 złotych rocznie. Certyfikaty podpisów kwalifikowanych można uzyskać wyłącznie od dostawców usług zaufania posiadających odpowiednie uprawnienia. Użytkownik ma możliwość wyboru spośród różnych dostawców działających w obrębie całej Unii Europejskiej. Certyfikat nabyty w dowolnym państwie członkowskim UE umożliwia podpisywanie tych samych dokumentów elektronicznych z takim samym skutkiem prawnym w każdym kraju UE.

Jak wygląda składanie podpisu elektronicznego?

Podpisywanie elektroniczne jest realizowane przy użyciu dedykowanego oprogramowania do podpisywania, a procedura zaczyna się od wyboru dokumentu elektronicznego. Następnie konieczne jest wskazanie odpowiedniego certyfikatu oraz rozpoczęcie procesu podpisywania przy użyciu urządzenia do tego przeznaczonego, poprzez wprowadzenie kodu PIN. Urządzenie umożliwiające składanie podpisu elektronicznego może mieć postać karty kryptograficznej z czytnikiem, klucza USB lub być dostarczane zdalnie w formie usługi przez akredytowanego dostawcę podpisu kwalifikowanego. W celu dokonania podpisu dodatkowe dane są generowane, mogą to być zewnętrzne pliki lub dane dołączone w formacie PAdEs do dokumentu w formacie pdf.

Podpis elektroniczny — ile kosztuje?

Koszty zależą od kilku aspektów, między innymi wybór dostawcy, z którego usług skorzystamy. Usługa oferowana jest w różnych pakietach, więc w zależności od tego, na jaki dokładnie się zdecydujemy, to takie koszty zostaną naliczone. Najczęściej są to koszty rzędu 200 – 500 zł. Kwalifikowany podpisy elektroniczny z certyfikatem, który będzie ważny rok, to wydatek około 300 zł brutto.

Podpisy kwalifikowane do użytku jednorazowego to koszt około 20 zł. Certyfikat ważny jest przez określony czas i najczęściej jest to 15 minut.

Jakie są zalety podpisu elektronicznego?

Wygoda — cyfrowy podpis możemy złożyć z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu, gdziekolwiek jesteśmy, kiedy tylko potrzebujemy. Nie wymaga fizycznego spotkania między stronami, eliminuje potrzebę wymiany listów lub długiego oczekiwania na przesyłki.

Ekologia — cyfrowe rozwiązania wspierają środowisko poprzez eliminację użycia papieru.

Szybkość i efektywność — podpisy elektroniczne umożliwiają błyskawiczne składanie i przesyłanie dokumentów, co przyspiesza cały proces komunikacji oraz podejmowania decyzji.

Redukcja kosztów — użycie podpisów elektronicznych eliminuje potrzebę drukowania, przesyłania i przechowywania papierowych dokumentów, co prowadzi do oszczędności kosztów materiałów i logistyki.

Zwiększone bezpieczeństwo — technologie zabezpieczeń chronią podpis elektroniczny przed fałszowaniem, co podnosi poziom bezpieczeństwa dokumentów.

Utrwalanie śladów: Podpisy elektroniczne pozostawiają cyfrowe ślady transakcji, co ułatwia audyt i ewentualne dochodzenia.

Ułatwiona archiwizacja — elektroniczne dokumenty i podpisy są łatwiej przechowywane, zarządzane i wyszukiwane w cyfrowym środowisku.

Wygodne podpisywanie zdalne — w przypadku umów z partnerami zagranicznymi lub osobami, które nie mogą być fizycznie obecne, podpis elektroniczny umożliwia wygodne składanie podpisu na odległość.

Link sponsorowany