Audyt — czym jest i na czym polega?

Audyty są formą inspekcji, które polegają na dokładnej analizie systemu organizacji. Audyty są przeprowadzane w celu zapewnienia odpowiedniej zgodności z wymaganiami, przepisami prawa. Istnieje wiele rodzajów audytów, w zależności od tego, co ma zostać zbadane lub kto jest audytorem. W niniejszym artykule omówimy najczęściej spotykane rodzaje audytów.

Czytaj również: Audyt finansowy - na co zwrócić uwagę?

Pojęcie audytu

Pojęcie audytu wywodzi się z łacińskiego słowa audire, co znaczy: słuchać, przesłuchiwać, badać. Audytem jest niezależna ocena danej organizacji, systemu, procesu, projektu lub produktu. Podczas audytu, przedmiot audytu jest oceniany i badany pod względem zgodności z określonymi standardami, wzorcami, listami kontrolnymi, przepisami prawa, normami lub przepisami wewnętrznymi organizacji (takich jak polityki i procedury). To kontrola przedsiębiorstwa pod względem finansowym i organizacyjnym, wycena jego majątku oraz analiza perspektyw jego rozwoju, przeprowadzana przez ekspertów.

Audyt nie powinien być postrzegany jako kolejna "kontrola" w firmie. Audytorów nie należy traktować wyłącznie jako osób, które poszukują błędów i pomyłek. Tego rodzaju badanie często obejmuje również pomoc w rozwiązywaniu problemów, ocenę skuteczności kontroli wewnętrznych oraz identyfikację ryzyka, które jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności.

Audit czy Audyt?

Słowo audyt jest często zastępowane krytykowanym wariantem audit. Rozpowszechnienie terminu audit jest skutkiem tłumaczenia norm ISO 9001 i ISO 14001 przez Polski Komitet Normalizacyjny (PKN). Mimo że forma "audit" nie jest oficjalnie notowana w normatywnych słownikach polskiego, jest ona powszechnie stosowana w mowie osób zaangażowanych w systemy zarządzania jakością, środowiskiem i bezpieczeństwem pracy, takich jak audytorzy, konsultanci i menedżerowie.

Rodzaje audytów

Audyt jakości

Audyt jakości to proces oceny i badania systemu zarządzania jakością w organizacji. Jego celem jest weryfikacja, czy firma spełnia określone standardy jakości oraz, czy jej procesy i procedury są skuteczne i zgodne z wymaganiami. Audyt jakości obejmuje analizę dokumentacji, ocenę działań operacyjnych, identyfikację obszarów wymagających poprawy oraz dostarczenie rekomendacji mających na celu zwiększenie efektywności i jakości produktów lub usług.

Podczas audytu jakości przeprowadza się kompleksową analizę systemu zarządzania jakością, w tym ocenę zgodności z odpowiednimi normami (np. ISO 9001), polityką jakości, procedurami i wytycznymi. Audytorzy sprawdzają, czy organizacja posiada odpowiednie procesy kontroli jakości, monitorowania, analizy danych oraz działań korygujących i zapobiegawczych. Dodatkowo ocenia się skuteczność systemu zarządzania jakością poprzez przeprowadzanie audytów procesowych, które analizują konkretne procesy w organizacji.

Wyniki audytu jakości są przedstawiane w formie raportu, który zawiera wnioski, rekomendacje oraz plan działań mających na celu poprawę jakości i efektywności organizacji. Audyt jakości odgrywa kluczową rolę w zapewnianiu wysokiego standardu jakości produktów lub usług, identyfikowaniu obszarów wymagających doskonalenia oraz umożliwianiu ciągłego doskonalenia procesów w organizacji.

Audyt finansowy

Audyt finansowy, znany również jako rewizja finansowa, to kompleksowe badanie sprawozdania finansowego przeprowadzane przez biegłego rewidenta, mające na celu potwierdzenie, czy przedstawia ono w sposób rzetelny i klarowny sytuację majątkową, finansową i wyniki finansowe jednostki.

Rewizja finansowa jest opinią stwierdzającą, że sprawozdanie finansowe:

• Jest zgodne z wymaganymi zasadami rachunkowości (np. przepisami ustawy o rachunkowości lub Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości).

• Jest zgodne z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem lub umową, które mają wpływ na sprawozdanie finansowe.

• Zostało sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych prowadzonych zgodnie z ustawą o rachunkowości.

• Przedstawia rzetelnie i jasno wszystkie istotne informacje potrzebne do oceny sytuacji jednostki.

Wyniki rewizji finansowej są prezentowane w postaci opinii oraz dodatkowego raportu biegłego rewidenta, który potwierdza możliwość kontynuowania działalności przez jednostkę bez znaczących ograniczeń oraz brak poważnego zagrożenia dla jej sytuacji finansowej w okresie co najmniej 12 miesięcy od dnia bilansowego.

Audyt środowiskowy

Organizacje prowadzące działalność przemysłową oraz usługową są zobowiązane do przestrzegania obowiązujących przepisów prawnych dotyczących ochrony środowiska w celu minimalizacji negatywnego wpływu na środowisko.

Identyfikacja zobowiązań organizacji i diagnoza sytuacji są niezwykle pomocne w procesie optymalizacji działań mających na celu redukcję negatywnego oddziaływania na środowisko. Poprzez świadome i strategiczne podejście, organizacje mogą opracować plany działań, które skutecznie spełnią wymagania prawne oraz przyczynią się do ochrony i zachowania środowiska.

Audyt środowiskowy polega na przeprowadzeniu oceny zgodności przedsiębiorstwa z wymaganiami prawno-ustrojowymi dotyczącymi ochrony środowiska. Poprzez analizę i ocenę stopnia spełnienia tych wymagań, audyt środowiskowy umożliwia identyfikację obszarów, w których konieczne są działania w celu zapewnienia zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska. Celem audytu środowiskowego jest ustalenie wszystkich obowiązków, zarówno istniejących, jak i potencjalnych, związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa w środowisku. Ponadto, audyt środowiskowy wspomaga określenie kosztów działań niezbędnych do osiągnięcia zgodności z wymaganiami prawnymi dotyczącymi ochrony środowiska. Audyt środowiskowy obejmuje przegląd następujących aspektów/obszarów środowiskowych, objętych uregulowaniami prawnymi:

Ogólnych wymagań prawnych — sprawdzenie koniecznych do prowadzenia działalności gospodarczej uzgodnień, pozwoleń, podpisanych umów, porozumień, zgłoszeń, a także niezbędnej dokumentacji z zakresu ochrony środowiska.

Sprawozdania, ewidencje i opłaty — identyfikacja obowiązków sprawozdawczych m.in. w zakresie: opłat za korzystanie ze środowiska, sprawozdań w zakresie gospodarki odpadami, opakowaniami.

Gospodarowania odpadami — sprowadzenie ewidencji odpadów, posiadanie wymaganych pozwoleń i zezwoleń związanych z prowadzeniem gospodarki odpadami w przedsiębiorstwie; przegląd i weryfikacja miejsc magazynowania odpadów, dalszego postępowania z wytworzonymi odpadami.

Gospodarowania opakowaniami — analiza gospodarki opakowaniami na terenie przedsiębiorstwa, w celu określenia obowiązków związanych z wprowadzeniem na rynek opakowań oraz produktów w opakowaniach, a także ustalenia podległości przepisom wynikającym z ustawy o obowiązkach przedsiębiorcy, w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej. Przegląd prowadzonej w przedsiębiorstwie dokumentacji, związanej z ilością wprowadzonych na rynek opakowań oraz produktów, osiągniętych poziomów recyklingu i odzysku.

Gospodarki wodno-ściekowej — konieczność posiadania pozwoleń wodno-prawnych oraz ocena wywiązania się z obowiązku prowadzenia w przedsiębiorstwie pomiarów jakości ścieków.

Emisji do powietrza — obowiązki przedsiębiorcy z zakresu emisji zanieczyszczeń do powietrza oraz ocena stopnia wywiązania się z nich.

Oddziaływanie akustyczne — występowanie ewentualnych źródeł hałasu na terenie przedsiębiorstwa, analiza przeprowadzonych dotychczas w firmie pomiarów.

Substancje niebezpieczne — ekspertyza działalności przedsiębiorstwa pod kątem produkcji, importu i dalszego użytkowania substancji chemicznych i ich mieszanin.

Sprzęt elektro i baterie — ekspertyza działalności przedsiębiorstwa pod kątem produkcji, importu i dalszego użytkowania sprzętu elektro i baterii.

Typy audytów — podział ze względu na umiejscowienie w jednostce

Audyt wewnętrzny

Audyt wewnętrzny pomaga organizacji w realizacji jej celów poprzez systematyczne i metodyczne podejście do oceny oraz doskonalenia skuteczności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i zarządzania organizacją. Celem audytu wewnętrznego jest sprawdzenie, czy działania i procesy organizacji są zgodne z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi, politykami i procedurami oraz ustalonymi standardami. Przeprowadzany jest przeprowadzany przez niezależnych audytorów wewnątrz danej firmy lub instytucji, którzy działają niezależnie od obszarów, które podlegają ocenie.

Audyt zewnętrzny

Audyt zewnętrzny polega na przeprowadzeniu analizy przez niezależnego audytora, który nie jest powiązany z audytowaną jednostką. W dzisiejszych czasach audyt zewnętrzny stanowi istotne narzędzie badawcze, które jest brane pod uwagę przy ocenie ryzyka w zarządzaniu organizacją lub projektem. Przeprowadzony w sposób rzetelny audyt pozwala zidentyfikować wyzwania związane z zarządzaniem, określić źródła problemów organizacyjnych oraz zidentyfikować zagrożenia w analizowanych procesach.

Kim jest auditor?

Audytor to profesjonalista odpowiedzialny za przeprowadzanie niezależnych audytów i ocen finansowych, systemów i procesów w organizacji w celu zapewnienia ich dokładności, zgodności z obowiązującymi przepisami oraz wiarygodności. Audytorzy są zwykle zatrudniani przez firmy audytowe lub pracują jako audytorzy wewnętrzni w firmach.

Główną rolą audytora jest zapewnienie obiektywnej i niezależnej oceny kondycji finansowej organizacji oraz efektywności jej działań operacyjnych. Przeprowadzają oni analizę transakcji finansowych, oceniają sprawozdania finansowe, oceniają kontrole wewnętrzne i weryfikują dokładność informacji finansowych. Audytorzy identyfikują również obszary ryzyka, rekomendują ulepszenia w procesach i kontrolach oraz pomagają wykrywać i zapobiegać oszustwom.

Podsumowanie

Audyt może również dotyczyć innych obszarów i dziedzin, takich jak audyt bezpieczeństwa informacji czy audyt operacyjny. W każdym z tych przypadków, głównym celem jest zapewnienie niezależnej oceny, identyfikacja obszarów wymagających poprawy, zgodności z normami lub przepisami oraz dostarczenie informacji i rekomendacji mających na celu doskonalenie i zapewnienie efektywności w danym obszarze.

Tekst zawiera link sponsorowany